BİR PROBLEMİ ÇÖZMENİN İLK ADIMI: DOĞRU TANIMLAMAK

Sorunu Tanımlamak Neden Çözümün En Önemli Aşamasıdır?

Hazırlayan: Münür Şenay

Hayatta bazı problemler vardır; çözümü aslında çok zor değildir. Fakat problem doğru tanımlanmadığı için insan yıllarca aynı noktada dönüp durabilir.

Bir işin neden yürümediğini anlamadan daha fazla çalışmak, bir ilişkide asıl sorunu anlamadan sürekli konuşmak, maddi sıkıntının kaynağını belirlemeden daha fazla para kazanmaya çalışmak veya bir sağlık sorununda neden yerine yalnızca sonucu düzeltmeye çalışmak…

Bütün bunların ortak bir noktası vardır:

Sorun doğru tanımlanmadan doğru çözüm üretilemez.

Albert Einstein'a atfedilen ve farklı biçimlerde aktarılan meşhur bir söz vardır:

“Dünyayı kurtarmak için bir saatim olsaydı, ilk 55 dakikayı problemi tanımlamaya, son 5 dakikayı çözmeye ayırırdım.”

Bu sözün kaynağı ve kesin biçimi konusunda farklı aktarımlar bulunsa da anlatmak istediği düşünce son derece güçlüdür:

Çözüme harcanan zaman kadar, hatta çoğu zaman daha fazla, problemi anlamaya harcanan zaman değerlidir.

Benim hayat tecrübemde de bunun karşılığı çok net oldu:

Tanımlanmayan bir problem çözülemez.

Hatta biraz daha ileri giderek şunu söyleyebilirim:

Bir problemi doğru tanımlamak, o problemi çözmenin önemli bir bölümünü zaten gerçekleştirmektir.

1. TANIMLAMAK NE DEMEKTİR?

Tanımlamak, sadece “Bir problemim var” demek değildir.

Tanımlamak;

• Problem nedir?

• Ne zaman ortaya çıkıyor?

• Nerede ortaya çıkıyor?

• Kimleri etkiliyor?

• Asıl sebep nedir?

• Görünen sorun ile gerçek sorun aynı mı?

• Neyi değiştirmek istiyoruz?

• Başarı nasıl ölçülecek?

sorularına cevap verebilmektir.

Örneğin:

“İşlerim kötü gidiyor.”

Bu bir tanım değildir.

Bu yalnızca genel bir şikâyettir.

Gerçek tanım belki de şudur:

“Son üç aydır portföyümde yeterli sayıda yeni gayrimenkul bulunmadığı için ilan sayım azaldı. İlan sayısı azalınca müşteri görüşmeleri düştü ve bunun sonucunda kiralama ve satış işlem sayım geriledi.”

İşte bu artık bir problemin tanımıdır.

İkinci ifade bize çözüm yolunu göstermeye başlamıştır.

Çünkü problem artık görünür hâle gelmiştir.

2. NEDEN PROBLEMİ TANIMLAMAYA ZAMAN AYIRMALIYIZ?

Çünkü yanlış tanımlanan probleme doğru çözüm uygulamak mümkün değildir.

Bir doktor düşünelim.

Hasta:

“Karnım ağrıyor.”

diyor.

Doktor hiçbir soru sormadan rastgele bir ilaç verirse bunun adı çözüm değildir.

Önce;

• Ağrı nerede?

• Ne zamandır var?

• Ne zaman artıyor?

• Yemekle ilişkisi var mı?

• Başka belirtiler var mı?

gibi soruların cevapları aranır.

Çünkü tedavinin doğruluğu teşhisin doğruluğuna bağlıdır.

Hayatımızdaki problemler de böyledir.

Tanı → neden → çözüm → uygulama → sonuç

zincirinin ilk halkası tanıdır.

İlk halka yanlışsa sonraki halkalar da yanlış olabilir.

3. İNSANLARIN EN BÜYÜK HATASI: BELİRTİYİ PROBLEM SANMAK

Birçok insan aslında problemin kendisiyle değil, problemin belirtisiyle mücadele eder.

Örneğin:

İşyerinde satış düşüyor.

Görünen problem:

“Satış yapamıyoruz.”

Ama gerçek neden;

• yeterli müşteri adayı olmaması,

• yanlış müşteri kitlesine ulaşılması,

• ürünün doğru anlatılmaması,

• fiyatlandırma problemi,

• takip sisteminin olmaması

olabilir.

Satışı artırmak için sürekli reklam vermek çözüm olmayabilir.

Önce satış düşüşünün nedenini tanımlamak gerekir.

4. “NEDEN?” SORUSU PROBLEMİ DERİNLEŞTİRİR

Bir problemi tanımlamanın en güçlü araçlarından biri “Neden?” sorusudur.

Örneğin:

Problem: Kiralık dairelerimiz hızlı kiralanmıyor.

Neden?

Çünkü yeterince arama gelmiyor.

Neden?

Çünkü ilanlarımız yeterince görünür değil.

Neden?

Çünkü ilan başlıklarımız, fotoğraflarımız ve videolarımız yeterince dikkat çekmiyor.

Neden?

Çünkü ilan performansını düzenli olarak ölçüp revize etmiyoruz.

Gördüğümüz gibi ilk problem:

“Daire kiralanmıyor.”

iken birkaç “neden?” sorusundan sonra çok farklı bir problem ortaya çıktı:

“İlan performansını ölçen ve gerektiğinde revize eden sistemimiz yeterince güçlü değil.”

İşte doğru tanımlama budur.

Çünkü ikinci tanım bize doğrudan çalışma alanını gösterir.

5. “PROBLEMİ ÇÖZEMİYORUM” DA BİR PROBLEM TANIMI DEĞİLDİR

İnsanların sık kullandığı cümlelerden biri:

“Ne yapacağımı bilmiyorum.”

Fakat bu da çoğu zaman problemin kendisi değildir.

Asıl soru şudur:

“Tam olarak hangi konuda neyi bilmiyorum?”

Örneğin:

“İşimi büyütemiyorum.”

yerine:

“Yeni müşteri kazanma konusunda düzenli ve ölçülebilir bir sistem kuramadım.”

dediğimizde problem küçülür.

Problem küçüldükçe yönetilebilir hâle gelir.

Bu nedenle tanımlama, problemi yok etmese bile onu yönetilebilir bir parçaya dönüştürür.

6. BÜYÜK PROBLEMLERİ KÜÇÜLTMEK: TANIMLAMANIN GÜCÜ

Büyük ve belirsiz problemler insanı psikolojik olarak da yorabilir.

Örneğin:

“Hayatımda her şey kötü gidiyor.”

Bu cümlede çözüm üretmek çok zordur.

Çünkü “her şey” kelimesi problemin sınırlarını ortadan kaldırır.

Bunun yerine:

• Finansal durumumda sorun var.

• İşimde müşteri sayısı azaldı.

• Zamanımı verimli kullanamıyorum.

• Bir ilişkimde iletişim sorunu yaşıyorum.

• Gelecekle ilgili belirsizlik hissediyorum.

dediğimizde artık tek bir dev problem yerine birkaç ayrı problem görürüz.

Sonra her birini ayrı ayrı inceleyebiliriz.

Tanımlamak, karmaşayı parçalara ayırmaktır.

7. DOĞRU SORU, BAZEN CEVABIN KENDİSİDİR

Bence problem çözmenin en önemli noktalarından biri şudur:

Doğru soruyu bulduğunuzda, çözümün yolu çoğu zaman görünmeye başlar.

Örneğin:

“Neden para kazanamıyorum?”

çok geniş bir sorudur.

Bunun yerine:

“Gelirim yeterli olduğu hâlde neden ay sonunda elimde yeterli para kalmıyor?”

dediğimizde araştırılabilir bir problem ortaya çıkar.

Belki sorun gelir değildir.

Belki;

• gereksiz harcamalar,

• düzensiz ödeme,

• borç faizi,

• plansız alışveriş,

• küçük ama sürekli giderler

problemin kaynağıdır.

Soruyu değiştirdiğimiz anda probleme bakış açımız değişir.

8. TANIMLAMAK, PROBLEMİN SINIRLARINI ÇİZMEKTİR

Bir problemi tanımlamak aynı zamanda onun sınırlarını belirlemektir.

Örneğin:

“İşim kötü.”

sınırları olmayan bir problemdir.

Ama:

“Son altı ayda yeni portföy girişimiz azaldı.”

dediğimiz anda problem ölçülebilir hâle gelir.

Artık şunları sorabiliriz:

• Geçen yıl kaç portföy geldi?

• Bu yıl kaç portföy geldi?

• Hangi bölgelerde azalma oldu?

• Müşteriler bizi nereden buluyor?

• Hangi reklamlar sonuç veriyor?

• Hangi danışman daha fazla portföy getiriyor?

Artık duyguyla değil, veriyle konuşmaya başlayabiliriz.

9. DUYGU İLE PROBLEMİ BİRBİRİNDEN AYIRMAK

İnsanların problem çözmesini zorlaştıran önemli faktörlerden biri de duygudur.

Örneğin:

“Kimse beni anlamıyor.”

Bu bir duygu ifadesidir.

Fakat gerçek problem belki:

“Karşımdaki insanla konuşurken düşüncelerimi açık ve sakin şekilde ifade edemiyorum.”

olabilir.

Bu iki cümle birbirinden çok farklıdır.

İlkinde çözüm dışarıdadır.

İkincisinde ise üzerinde çalışılabilecek somut bir alan vardır.

Bu nedenle problem çözmeden önce şu ayrımı yapmak faydalıdır:

Ne hissediyorum?

ve

Gerçekte ne oluyor?

Duyguyu küçümsememek gerekir. Fakat çözüm üretebilmek için duygunun yanında olguları da ortaya koymak gerekir.

10. TANIMLAMAK, SORUMLULUĞU DA NETLEŞTİRİR

Bir problem tanımlandığında şu soru da ortaya çıkar:

“Benim kontrolümde olan bölüm hangisi?”

Bu, Stoacı düşüncenin önemli noktalarından biriyle de örtüşür.

Her şeyi kontrol edemeyiz.

Fakat kendi;

• davranışlarımızı,

• kararlarımızı,

• hazırlığımızı,

• iletişim biçimimizi,

• harcamalarımızı,

• çalışma düzenimizi

belirli ölçülerde yönetebiliriz.

Örneğin:

“Müşteriler neden beni tercih etmiyor?”

sorusunu şöyle değiştirebiliriz:

“Müşterinin beni tercih etme ihtimalini artırmak için benim kontrolümde olan neler var?”

Bu değişiklik çok önemlidir.

Çünkü problem artık yalnızca şikâyet konusu olmaktan çıkar ve eylem alanına dönüşür.

11. “TANIMLAMAK ZATEN ÇÖZMEKTİR” SÖZÜNÜ NASIL ANLAMALIYIZ?

Burada küçük ama önemli bir ayrım yapmak gerekir.

Bir problemi tanımlamak, matematiksel anlamda problemi tamamen çözmek değildir.

Fakat doğru tanımlama;

• belirsizliği azaltır,

• yanlış çözümleri eler,

• problemi küçültür,

• nedenleri ortaya çıkarır,

• ölçülebilir hâle getirir,

• öncelik belirler,

• uygulanabilir seçenekleri ortaya çıkarır.

Bu nedenle:

Doğru tanımlama, çözümün kendisi olmayabilir; fakat çözümün yolunu açar.

Bazen insanın “Çözüm buldum!” dediği an aslında problemi ilk kez doğru tanımladığı andır.

Çünkü problem doğru ifade edildiğinde çözüm bazen şaşırtıcı derecede basit olabilir.

12. YANLIŞ PROBLEMİ ÇÖZMEK: EN BÜYÜK ZAMAN KAYBI

Bir insan saatlerce çalışabilir.

Ama yanlış problem üzerinde çalışıyorsa bu çaba sonuç vermeyebilir.

Örneğin:

“Daha fazla çalışmalıyım.”

Belki de problem çalışma süresi değildir.

Belki problem:

“Önemli işlerle önemsiz işleri birbirinden ayıramıyorum.”

Bu durumda daha fazla çalışmak çözüm değil, problemi büyütebilir.

Bu yüzden bazen çözüm için ilk yapılması gereken şey:

Daha fazla çalışmak değil, durup düşünmektir.

13. GAYRİMENKUL SEKTÖRÜNDEN BİR ÖRNEK

Gayrimenkul sektöründe bunun çok net örneklerini görebiliriz.

Bir ev uzun süre kiralanmıyorsa:

“Müşteri yok.”

demek kolaydır.

Fakat profesyonel yaklaşım şudur:

1. Fiyat doğru mu?

2. İlan başlığı yeterince güçlü mü?

3. Fotoğraflar kaliteli mi?

4. Video var mı?

5. Konum avantajları doğru anlatılmış mı?

6. İlan doğru müşteri kitlesine ulaşıyor mu?

7. İlan kaç kişi tarafından görüntülenmiş?

8. Arayanların itirazı ne?

9. Aynı bölgedeki rakip ilanlar ne durumda?

10. İlan ne zamandır yayında?

Bütün bunları inceledikten sonra:

“Bu ev neden kiralanmıyor?”

sorusunun gerçek cevabına yaklaşabiliriz.

İşte burada İlan Performans ve Revizyon Sistemi gibi bir yaklaşım önem kazanır.

Çünkü sorun yalnızca “ilan var mı?” değildir.

Asıl soru:

“İlan çalışıyor mu?”

sorusudur.

14. HAYATTA DA AYNI SİSTEMİ KULLANABİLİRİZ

Problemleri çözmek için kendimize şu 7 soruyu sorabiliriz:

1. Problem tam olarak nedir?

Genel konuşma. Somutlaştır.

2. Bu problem ne zaman ortaya çıkıyor?

Zamanı belirle.

3. Neden ortaya çıkıyor olabilir?

Nedenleri araştır.

4. Görünen sorun ile gerçek sorun aynı mı?

Belirti ile sebebi ayır.

5. Benim kontrolümde olan bölüm hangisi?

Kontrol alanını belirle.

6. Başarıyı nasıl ölçeceğim?

Ölçülebilir hedef koy.

7. İlk küçük adım ne?

Problemi eyleme dönüştür.

Bu yedi soru birçok günlük problemi daha anlaşılır hâle getirebilir.

15. PROBLEMİ TANIMLAMAK ACELECİLİĞİ AZALTIR

İnsanların önemli bir bölümü problem ortaya çıktığında hemen çözüm aramaya başlar.

Bu doğal bir davranıştır.

Fakat acele çözüm bazen yanlış çözüme dönüşebilir.

Önce durmak gerekir.

Dur → gözlemle → tanımla → nedenleri araştır → seçenekleri değerlendir → uygula → sonucu ölç.

Bu yaklaşım hem iş hayatında hem ilişkilerde hem finansal kararlarda hem de günlük yaşamda kullanılabilir.

16. TANIMLAMA BİR “ZAMAN KAYBI” DEĞİL, ZAMAN TASARRUFUDUR

İlk bakışta problemi uzun uzun düşünmek zaman kaybı gibi görünebilir.

Oysa yanlış çözüm için harcanan saatler, günler hatta yıllar düşünüldüğünde durum tersine döner.

10 dakika doğru tanımlama, 10 saat yanlış uygulamayı önleyebilir.

Bir işletme sahibi kampanya hazırlamadan önce hedef müşterisini tanımlarsa gereksiz reklam harcamasını azaltabilir.

Bir insan alışveriş yapmadan önce gerçekten neye ihtiyacı olduğunu tanımlarsa gereksiz harcamayı önleyebilir.

Bir ilişki sorununda “kavga ediyoruz” demek yerine “hangi konuda, hangi davranış nedeniyle, hangi koşullarda iletişim bozuluyor?” diye bakılırsa konuşma daha somut hâle gelir.

17. TANIMLAMANIN EN BÜYÜK GÜCÜ: BELİRSİZLİĞİ AZALTMAK

Belirsizlik insanı yorar.

“Ne oluyor?”

sorusunun cevabı bilinmiyorsa insan birçok ihtimali aynı anda düşünür.

Fakat problem tanımlandığında seçenekler azalır.

Örneğin:

“İşlerim kötü gidiyor.”

yerine:

“Son üç ayda yeni portföy girişim %30 azaldı.”

dediğimiz anda problem daha dar bir alana gelir.

Artık araştırılabilecek bir konu vardır.

Belirsizlik azalır.

Belirsizlik azaldıkça hareket alanı artar.

18. BAZEN ÇÖZÜM, PROBLEMİN İÇİNDE GİZLİDİR

Bir problemi dikkatli şekilde tanımladığımızda çözümün ipuçları çoğu zaman problemin içinde ortaya çıkar.

Örneğin:

“Müşteriler ilanı görüyor ama aramıyor.”

Bu tanım bize şunu düşündürür:

İlan görünürlüğü var ama ikna gücü düşük olabilir.

“Müşteriler arıyor ama işlem gerçekleşmiyor.”

Bu durumda problem başka olabilir:

Fiyat, şartlar, güven, iletişim veya müşteri ihtiyacının doğru anlaşılmaması.

Dolayısıyla problem tanımı değiştikçe çözüm alanı da değişir.

19. BİLGECE YAŞAMIN BİR PARÇASI: ÖNCE ANLA, SONRA HAREKET ET

Hayatta önemli kararlar verirken şu sırayı kullanabiliriz:

Önce anlamak, sonra karar vermek.

Önce;

Ne oluyor?

Sonra;

Neden oluyor?

Sonra;

Benim kontrolümde ne var?

Sonra;

Hangi seçeneklerim var?

Sonra;

Hangisini uygulamalıyım?

Bu yaklaşım insanı tepkisel olmaktan çıkarıp daha bilinçli hareket etmeye yöneltir.

20. BENİM ÇIKARDIĞIM HAYAT DERSİ

Yıllar içinde insan birçok problem yaşar.

Bazı problemler çözülür.

Bazıları zamanla kaybolur.

Bazıları ise insan doğru soruyu sorana kadar devam eder.

Benim bu konudaki düşüncem giderek şu noktaya geldi:

Bir problemi çözmeden önce ona doğru isim vermek gerekir.

Çünkü isim veremediğimiz şeyin sınırlarını da belirleyemeyiz.

Sınırlarını belirleyemediğimiz şeyi ölçemeyiz.

Ölçemediğimiz şeyi doğru yönetemeyiz.

Yönetemediğimiz problemi de çözmek zorlaşır.

Bu nedenle problem çözme zincirini şöyle özetleyebiliriz:

Tanımla → Ayır → Nedenini bul → Kontrol alanını belirle → Çözüm üret → Uygula → Ölç → Gerekirse yeniden tanımla.

SONUÇ: PROBLEMİ DOĞRU TANIMLAMAK, ÇÖZÜMÜN KAPISINI AÇMAKTIR

Hayatta bazen daha fazla çalışmaya değil, daha doğru düşünmeye ihtiyacımız vardır.

Bazen daha fazla konuşmaya değil, önce problemi anlamaya ihtiyacımız vardır.

Bazen daha fazla para harcamaya değil, asıl ihtiyacı tanımlamaya ihtiyacımız vardır.

Bazen de hemen karar vermek yerine birkaç dakika durup şu soruyu sormamız gerekir:

“Ben gerçekten hangi problemi çözmeye çalışıyorum?”

Bu soru basit görünür.

Fakat doğru sorulduğunda çok güçlüdür.

Çünkü çoğu zaman insanın önündeki en büyük engel çözümün zor olması değil, yanlış problemi çözmeye çalışmasıdır.

Bu nedenle Einstein'a atfedilen o düşünceden çıkarılabilecek en önemli ders bence şudur:

Çözüme koşmadan önce problemi anlamak gerekir.

Ben bunu kendi hayatımdan şöyle özetliyorum:

“Tanımlanmayan problem çözülemez. Doğru tanımlanan problem ise çözüm yolunun önemli bir bölümünü kendi içinde taşır.”

Belki de problem çözmenin gerçek ustalığı, en hızlı cevabı bulmak değil;

doğru problemi bulmaktır.

İNSANLAR NEDEN DÜŞTÜKLERİ KUYUDAN ÇIKAMIYOR?

Hayatta insanın önüne çıkan bazı problemler vardır. İnsan bu problemlerin içinde yıllarca kalabilir. Aynı şeyi tekrar tekrar dener, aynı sonuçları yaşar, bazen çevresinden yardım ister, bazen yeni yollar arar; fakat bir türlü bulunduğu yerden çıkamaz.

Bunun önemli nedenlerinden biri, içinde bulunduğu problemi doğru tanımlayamamasıdır.

İnsanların çoğu düştükleri kuyudan çıkmaya çalışırken önce “Nasıl çıkacağım?” sorusuna odaklanır.

Oysa daha temel bir soru vardır:

“Ben hangi kuyuya düştüm?”

Kuyunun derinliği nedir?

Duvarları neden oluşmuştur?

İçeri neden düştüm?

Kuyunun hangi tarafında çıkış imkânı vardır?

Elimde hangi imkânlar var?

Bunları anlamadan sürekli yukarı tırmanmaya çalışmak, insanı daha fazla yorabilir.

Hayattaki problemler de böyledir.

İnsan bazen;

“Param yetmiyor.”

der.

Ama asıl sorun belki gelir değil, giderlerin kontrolsüz olmasıdır.

Bazen;

“İşimde başarılı olamıyorum.”

der.

Ama asıl problem belki yetenek eksikliği değil, yanlış müşteriye yanlış hizmet sunmaktır.

Bazen;

“İnsanlarla anlaşamıyorum.”

der.

Ama asıl problem belki insanların tamamı değil, iletişim biçimidir.

Bazen;

“Hayatımda her şey ters gidiyor.”

der.

Ama gerçekte birbirinden bağımsız üç veya dört ayrı problem vardır.

İşte burada doğru tanımlamanın hayatî önemi ortaya çıkar.

Çünkü insan problemini yanlış isimlendirdiğinde, doğal olarak yanlış yere müdahale eder.

Yanlış yere müdahale ettikçe sonuç alamaz.

Sonuç alamadıkça umutsuzluğu artar.

Umutsuzluğu arttıkça problemi daha büyük görmeye başlar.

Problem daha büyük göründükçe insanın hareket alanı daralır.

Böylece insan kendisini bir kısır döngünün içinde bulur.

Bu nedenle bazı insanlar gerçekten düştükleri kuyudan çıkamadıkları için değil, hangi kuyuda olduklarını doğru tanımlayamadıkları için çıkamazlar.

Bence hayattaki en önemli zihinsel becerilerden biri burada ortaya çıkar:

Sorunun içinde kaybolmadan, soruna dışarıdan bakabilmek.

Kendimize şu soruları sorabilmek:

Benim gerçek problemim ne?

Görünen problem ile gerçek problem aynı mı?

Ben şu anda sebebi mi, sonucu mu düzeltmeye çalışıyorum?

Bu problemin hangi kısmı benim kontrolümde?

Ben bugüne kadar hangi yanlış problemi çözmeye çalıştım?

Bu sorular bazen insanı yıllardır içinde bulunduğu düşünce biçiminin dışına çıkarabilir.

Çünkü doğru tanımlama, yalnızca problemi açıklamaz.

İnsana çıkış yönünü de gösterir.

Bu yüzden benim için problem çözmenin en önemli cümlelerinden biri şudur:

“Kuyudan çıkmadan önce hangi kuyuda olduğunu bil.”

İnsan önce içinde bulunduğu durumu doğru tanımlar.

Sonra nedenlerini araştırır.

Sonra kontrol edebileceği alanı belirler.

Sonra çıkış yolunu arar.

Ve sonunda adım atar.

Belki de gerçek çözüm, kuyudan yukarı doğru körü körüne tırmanmaya çalışmak değil; önce kuyunun yapısını anlamaktır.

Çünkü doğru tanımlanan problem, artık bilinmeyen bir karanlık değildir.

Bir şekli vardır.

Bir sınırı vardır.

Bir nedeni vardır.

Ve çoğu zaman bir çıkış yolu da vardır.

SON SÖZ

Hayatın birçok alanında insanı en çok zorlayan şey problemin büyüklüğü değil, problemin belirsizliğidir.

Belirsizlik azaldıkça düşünce netleşir.

Düşünce netleştikçe karar kolaylaşır.

Karar netleştikçe doğru adım atılabilir.

Bu yüzden:

“Bir problemi çözmenin ilk adımı, problemi doğru tanımlamaktır.”

Ve bazen insanın ihtiyacı olan şey yeni bir cevap değil, yıllardır yanlış sorduğu soruyu değiştirmektir.

Hazırlayan: Münür Şenay